Ассоциация «Промжелдортранс» совместно с Центром фирменного транспортного обслуживания (ЦФТО) ОАО «РЖД» ведет планомерную работу по переводу ППЖТ на электронный документооборот с использованием АС ЭТРАН и Личного кабинета клиента РЖД. По состоянию на декабрь 2022 года к электронному документообороту подключены 55 ППЖТ, входящих в Ассоциацию.
Как на практике происходит переход на электронный документооборот? На что нужно обратить внимание? Опытом делятся наши предприятия.
Мария Трыкова, начальник коммерческого отдела АО «Подольское ППЖТ» (Московская область):
«Подольское ППЖТ подключилось к АС ЭТРАН в ноябре 2018 года. Ранее для нас как для клиента, который не является грузоотправителем/грузополучателем, стоимость подключения и абонентская плата была высокой. Но мы были заинтересованы в подключении, т. к. территориально удалены от железнодорожных станций. Как только произошло изменение ценовой политики, мы приняли решение о подключении.
С учетом получения электронной подписи процесс подключения был достаточно сложный, многоэтапный. Скачивание программы, оформление документов, расширение прав и увеличение рабочих мест путем составления заявок на оказание услуг и т.д. Потребовалось обучить работе с ЭТРАН всех сотрудников, программа сложная, долгая. Особенно трудно было с сотрудниками среднего и пенсионного возраста.
Если возникали вопросы по работе с АС ЭТРАН, необходимо было обращаться в единую службу поддержки, ответа которой приходилась ждать до двух суток. Хорошо, что в Московском ТЦФТО РЖД нам всегда помогают с любой консультацией.
Несмотря на определенные трудности, каких-либо нерешаемых проблем у нас не возникло. Переход на ЭДО освободил наших сотрудников от регулярных походов на станцию для подписания и получения бумаг. Бухгалтерия также оказалась в выигрыше, т.к. ускорился процесс обмена документами. В целом при переходе на АС ЭТРАН мы упростили многие процессы на предприятии».
Тигран Пирумян, ведущий специалист отдела по эксплуатации железнодорожного транспорта ЗАО ВПЖТ (г. Воронеж):
«Наше предприятие подключилось к АС ЭТРАН в 2018 году. Можно сказать с уверенностью, что ЭТРАН значительно облегчил взаимодействие с ОАО «РЖД».
Наш опыт показывает, что процедура подключения и получения доступа к АС ЭТРАН достаточно долгая. Кроме того, требуются дополнительные расходы на программное обеспечение и ключи электронной подписи, приобретение отдельного персонального компьютера и обучение персонала.
Недостатками видится введение новых форм документов, которые до конца не доработаны, к примеру ГУ-2в, в которой представитель перевозчика не подписывает документ с использованием ключа электронной подписи, хотя на основании этого документа формируется Акт общей формы.
ППЖТ как экспериментальные полигоны берут на себя функцию по отработке этих форм.
Помимо этого, присоединившись к Соглашению об оказании информационных услуг, РЖД в одностороннем порядке меняет его, ставя пользователей в безвыходное положение. Считаем, что изменения в вышеуказанном Соглашении, стоит фиксировать в Договорах с РЖД, так как некоторые из них, в частности, работа с первичными документами, их обращение и подписание являются принципиальными. Еще хотелось бы иметь доступ к архиву на безвозмездной основе, так как документы электронные.
Стоит отметить, что при появлении вопросов по работе с ЭДО они решаются достаточно быстро после обращения в Юго-Восточное ТЦФТО.
Как несомненное преимущество мы видим дистанционную работу с документами, сокращение количества поездок на станции и ТЦФТО, просмотр и учет статистических данных».
